Wykonując usługi wdrożeniowe należy sobie odpowiedzieć na pytanie – jak zrobić to dobrze?
Dobre wdrożenie to takie, z którego jest przede wszystkim zadowolony klient oraz zostały zrealizowane jego cele. Dobrze wdrożony system ERP będzie efektywnie wykorzystywany w codziennej pracy oraz zrealizuje postawione mu wymagania.
Prowadząc wdrożenia w oparciu o określoną metodykę, mamy przede wszystkim możliwość wczesnej diagnozy, analizy potrzeb i wymagań. Na tej podstawie można dokładnie określić realny budżet i czas wdrożenia. Jak widać, metodyka sprzyja również skróceniu czasu wdrożenia. Udane wdrożenie systemu ERP wymaga zdecydowanie krótszego wsparcia po uruchomieniu, a co za tym idzie i wbrew pozorom mniejszych kosztów projektu. Ten fakt wynika bezpośrednio z odpowiedniego i zorganizowanego podejścia do wdrożenia systemu ERP.
Proponujemy dwa podejścia do wdrożenia:
Polegające na wykorzystaniu gotowych szablonów opracowanych z myślą o przedsiębiorcach zaczynających działalność lub zmieniających swoją organizację- np. przejście z KPiR na pełną księgowość. Czas pracy konsultantów w 95% poświęcony jest na szkolenie użytkownika. Wykorzystanie szablonów wdrożeniowych pozwala znacząco obniżyć koszty wdrożenia, przyspieszyć proces uruchomienia sytemu przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej jakości świadczonych usług.
Analiza, Projekt, Budowa, Uruchomienie i Wsparcie powdrożeniowe reprezentują pięć etapów projektu wdrożenia. Faza ostatnia – Wsparcie powdrożeniowe, obejmuje również czynności po uruchomieniu, których celem jest sprawna obsługa systemu przez użytkowników podczas codziennej pracy.
Analiza rozpoczyna właściwą implementację rozwiązania w organizacji klienta. Ma ona na celu właściwe przygotowanie całego procesu wdrożeniowego poprzez określenie poszczególnych aktywności wraz z rozwojem projektu i właściwe zaplanowanie prac. W trakcie Analizy konsultanci prowadzą warsztaty z użytkownikami, aby opracować docelowe modele procesów biznesowych klienta. Cała faza ma na celu zgromadzenie informacji o potrzebach biznesowych klienta. Kluczowym dokumentem analizy jest Projekt Wdrożenia, zawierający harmonogram, etapy wdrożenia wraz ich budżetami. W przypadku złożonych rozwiązań przygotowywany jest prototyp rozwiązania.
Tworzone są środowiska testowe systemu, w których następuje konfiguracja zgodna z wymaganiami określonymi w fazie projektowania. Dokumentami kończącymi tą fazę jest Koncepcja Rozwiązania i ostateczna struktura danych.
Celem tej fazy jest zbudowanie i przetestowanie komponentów systemu, które zostały zdefiniowane i zaaprobowane w specyfikacjach analizy i prototypu. Rezultatami fazy Budowy jest kompletny skonfigurowany system, zakończenie i zapisanie kodów modyfikacji, dokonanie integracji i budowa potrzebnych interfejsów a także wykonanie migracji danych. Najważniejszym elementem kończącym fazę budowy są testy akceptacyjne przeprowadzane z kierownikiem zespołu wdrożeniowego Klienta.
Na tym etapie następuje przeniesienie realizacji czynności do nowego systemu enova365 , przeprowadzane są szkolenia dla użytkowników końcowych z obsługi systemu. Zespół projektowy klienta wspólnie z naszym zespołem przeprowadzają ostateczne testy działania nowego systemu. Na tym etapie następuje też ostateczna migracja danych do produkcyjnej wersji systemu.
Zakończenie tej fazy kończy okres realizacji projektu wdrożeniowego a rozpoczyna proces codziennej eksploatacji systemu. Wykonywany jest końcowy audyt jakości wdrożenia i proces wdrożenia systemu enova365 jest zamykany. Podpisywana jest umowa wsparcia powdrożeniowego.